AVUKATLIKTA ZAMAN YÖNETİMİ
Yetiştirilme ve geçmiş alışkanlıklar
Zaman yönetimi çocukluğumuzdan başlayarak kazanmamız
gereken bir disiplindir. Ancak Türk eğitim sistemi, zamanlarını planlama
konusunda bilinçlenmiş bireyler yetiştirmediği için zamanı yönetmek bizlerin
kişisel beceri ve disiplini sayesinde mümkün olmaktadır. Hatta çocukluğumuzda
ve gençliğimizde zamanımızın yönetimi konusunda bizim dışımızda etkili olan
insan sayısı ne kadar fazla ise ilerleyen yaşlarda ve mesleğimize
başladığımızda zaman yönetimi ve bunun disiplinini kazanmak bir o kadar
güçleşebilmektedir.
Zamanı yönetebilmenin avukatlara kazandıracakları
Sahip olduğumuz zamanı etkin bir şekilde
değerlendirmek ve kontrolünü elimizde tutabilmemiz bize bir çok yarar
sağlayacaktır. Günlük koşuşturma ve hiç yetişmeyen işlerden sıyırabildiğimiz
beyinlerimiz, gelecek için planlama yapacak dinginlik ve özgürlüğe
kavuşacaktır. Böylece bulunduğumuz şartlar ve ortamın esiri halinde kalmak
yerine gelişmeyi ve ilerlemeyi de düşünme imkanı bulabiliriz.
Zamanla, gazete başlıkları, Yargıtay karar özetleri ve
karşı tarafın dava dilekçelerinden başka birşey okumadığını fark eden
avukatlara dönüşmeyi kim ister? Zamanımızı kontrol altında tutarak, işimizle
ilgili gelişmeleri takip edebileceğimiz makale ve kitaplar ve hatta bizi
dinlendirecek yayınlar okumaya bile zaman bulabiliriz.
Artıracağımız zaman sayesinde ailemize,
arkadaşlarımıza daha çok zaman ayırabilir, tanıdığımız insan sayısını artırmak
için farklı ortamlara zamanımız ayırabiliriz. Yine zamanında biten işler
sayesinde yeterince dinlenmeye ve uyumaya ve böylece sağlığımızı korumaya da
özen gösterme imkanı bulabiliriz.
Düşünce yapımız ve kabullerimiz
Avukatlar çoğunlukla, işi başından aşkın, işlerini
yetiştirmek için hiç yeterince zamanı olmayan, önemsiz şeylere bir dakika bile
zaman ayıramayacak kadar meşgul insan imajı çizerler. Çizdikleri imaj ilk başta
bir tür pazarlama girişimi olsa da zamanla bu imaja gerçekten inanmaya ve
kabullenmeye başlarlar. Bu algılama tamamen geliştirdiğimiz tarzın “düşünme
alışkanlığına” dönüşmesiyle ilgilidir. Ancak günümüzde bu tür insan profili çok
çabuk ayırt edilebildiğinden ve inandırıcı bulunmadığından, alışkanlıklarımız
bize zarar veren davranışlar haline dönüşmüş olabilir. Geliştirdiğimiz
alışkanlıklarımız, lehimize olduğu sürece işlerimizi kolaylaştıran kısayollar,
işlerimize engel olmaya başladığı zaman ise aşılması gereken engeller olarak
karşımıza çıkarlar.
Zaman denetimi
Her gün alışkanlıklarımız nedeniyle zamanın nasıl
geçtiğini bilemiyorsak bu durumu değiştirmenin ilk yolu zamanımızı nasıl
geçirdiğimizi denetlemektir. Bunun en etkili yolu da günlük faaliyetlerimizi
listelemek veya günlük tutmaktır. Böylece gün içinde bize en çok zaman
kaybettiren uğraşılarımızı tespit etme ve bunlara ayıracağımız zamanı azaltma
imkanıı bulabiliriz. Liste netleştiğinde bu kez bu liste üzerinde düşünerek,
neleri değiştirebileceğimizin listesini yapmalı buna sıkı bir şekilde
uymalıyız.
Ara vermek zaman kaybı değildir. Çalışma sırasında
verilen küçük aralar dikkatimizi tazeleyerek verimliliğimizin korunmasını
sağlar. Ancak ara vermeler, erteleme ve dikkat dağınıklığı olarak karşımıza
çıkıyorsa ve amacını aşacak kadar uzun sürüyorsa bu durum da üzerine gidilmesi
gereken bir zaman yönetimi sorunudur.
Günün en verimli saatleri?
Kimi insanlar sabahları, kimileri ise akşamları daha
etkinidir. Öncelikle kişilerin kendi vücut takvimlerinin günün hangi saatinde
daha verimli çalışmaya yatkın olduğunu belirlemeleri gerekir. Yapılan
araştırmalar bu zamanların çoğunlukla sabahın erken saatleri olan 7 ila 11
saatleri olduğunu göstermektedir. Bu nedenle bu saatlerden iyi yararlanmak
erken uyanmayı, erken kalkabilmek, yeterince uyuyabilmek için erken yatmayı
gerektirmekte. Ancak avukatlar gibi günün en verimli olabilecek zamanlarında
duruşma için adliyede zaman kaybediyor olmak, zaman yönetiminin işimizin
verimliliği korumak için ne kadar önemli olduğunu bir kez daha ortaya
koymaktadır. Geç vakitlere kadar çalışmak gerekebilir ama bunu alışkanlık
haline getirmemek gerekir. Aksi halde, dikkat dağınıklığı, sürekli bitkinlik ve
yorgunluk gibi yeni sorunlarımız olabilecektir.
Genel zaman kaybettiriciler?
Zamanı boşa harcamak, insanın doğasında vardır. Bu
bizim kendi seçimlerimizin sonucu olabileceği kadar, çeşitli etkenler de
zamanımızı istemediğimiz halde alabilirler. Zaman kaybettiricilerle mücadele
etmek onları zamanımızı çalmadan tanıyıp engel olmakla mümkündür.Zaman
kaybettiriciler genelde şunlardır:
- Kişisel, çevresel düzensizlik,
- Kişisel erteleme, geciktirme alışkanlığı,
- Zaman kaybettirecek isteklere hayır diyememek,
- Planlanmamış beklemeler,
- Beklenmeyen aksaklıklar,
- Randevusuz ziyaretçiler,
- Uzayan / gereksiz telefon görüşmeleri,
- Gereksiz posta ve kargolar,
- Uzayan dedikodu / kahve / sigara sohbetleri,
- Amacını aşan / gereksiz titizlik,
Kişisel, çevresel düzensizlik
Yanlış yere konulmuş dosyalar, yanlış dosyaya takılmış
bulunamayan belgeler… Bir avukatlık bürosundaki en sıkıntılı anların
sorumlularıdır. Böyle bir durumun vereceği stresten ve zaman kaybından
korunmanın en iyi yolu iyi bir dosyalama sistemi oluşturmak ve masa
üzerlerinde, açıkta hiçbir evrak bulundurmamaktır. ABD’li hukuk firmaları,
dosyalar ve ilgi bekleyen evraklarla dolu masalar yerine, “temiz masa”
politikasını benimsemiş durumdalar.
Türk avukatlar için dosyalama sistemi konusunda
herhangi bir standart bulunmamaktadır ve staj eğitim programlarının en büyük
eksikliklerinden birisi de stajyer avukatlara evrak ve dosya yönetimi konusunda
tecrübe aktarımı yapılmaması, bu konuda bir standart oluşturulamamasıdır.
Halbuki yönetim bilimlerinden yararlanılarak avukatların daha verimli çalışması
sağlanabilir. Zaman kaybettiriciler arasında masa ve büro dağınıklığı kadar,
zihin dağınıklığı da zaman israfına neden olmaktadır. Bu nedenle zaman yönetimi
uzmanları kesintiye uğramış olsa da başlanmış bir iş bitirilmeden bir diğerine
başlanmamasını önermektedirler.
Kişisel erteleme, geciktirme alışkanlığı
Jane Allan’ın dediği gibi, “Hiçbir şey ertelemek
kadar uzun sürmez“. Yine ona göre ertelemenin esas sebebi korkudur.
Masamızın üzerinde yıpranmış ve üzerinde çay lekesi bulunan evraklar varsa,
bunlar ertelenen işlere en iyi örneklerdir ve bu ertelememiz genellikle şu
sebeplere dayanır:
- Yapmaktan nefret ettiğimiz için,
- Sonuçlarından korktuğumuz için,
- Nasıl yapılacağını bilmediğimiz için,
- Yapmaktan zevk almadığımız için.
Erteleme ve geciktirme her insanın doğasında olduğu
oranda avukatlık mesleğine de yansır. Ancak bu erteleme ve geciktirmeler
genellikle usul hukukundan kaynaklanan süreler ve avukatın özen yükümlülüğü
nedeniyle pek fazla uzayamaz. Ertelenen işler genellikle sıkıcı,
hoşlanılmayan, araştırma gerektiren ve angarya olarak değerlendirilen işlerdir.
Bu ertelemelerin verimliliğimizi düşürmemesi için uzmanlar, her iş için bir
bitirme tarihi belirlenmesini, bu işin bitirilmesi karşılığında içten içe bir
ödül veya ceza sistemi geliştirilmesini, hatırlatıcılardan yararlanılmasını, en
önemlisi ise ertelenmeye meyilli olunan “sıkıcı” işleri en kısa sürede
bitirerek, hem o işten hem de verdiği stresten öncelikle kurtulmayı
öneriyorlar.
Zaman kaybettirecek isteklere hayır diyememek
Hayır diyememek, avukatların çok fazla zamanına
malolan bir durumdur. Bu durumun arkasında birçok algı ve beklenti yatar. Şöyle
cümleler duymaya alışmışsınızdır: “O müvekkilin bende 4 tane önemli davası var
nasıl hayır diyeyim?”. Ancak bu soru cümlesi pek az profesyonellik barındırır.
Aldığımız işlerin, yapmamız için zorlandığımız bedelsiz işlerde, şantaj aracı
olarak kullanılmasına hayır diyebilmeliyiz. Yardıma koşmak ve buna devamlı
hazır olmak, iyi insan özellikleridir. Ancak verdiğimiz yardımın paraya tahvil
edilmesi gereken bir hizmet türü olması gerçeği karşısında, insanlarda
yaratacağımız “yardımsever” intibasının bize büyük zararları olacaktır.
Bahsettiğim kaygılarla kabullenilen işlerin bedelsiz olarak yapılıyor olmasının
müvekkil için hiçbir önemi yoktur. Çünkü onu yapmayı artık kabul etmişsinizdir.
Siz bundan dolayı taktir beklerken, aksine; kabul ettiğiniz ve zamanında
yetiştiremediğiniz işler nedeniyle, “güvenilmez avukat” olarak nitelenmeniz
büyük olasılıktır. Hayır diyebilmek konusunda William Ury tarafından yazılan Pozitif Hayır’ın Gücü kitabını her meslektaşımın
okumasını öneririm.
Randevusuz ziyaretçiler
Bir avukatlık bürosunda gelip gidenlerin sayısının
fazla olması genellikle özlenen ve tercih edilen bir durumdur. Ama bu durum
kontrolden çıkmış ve sizi çalışamaz hale getirmişse, dur demenin zamanı gelmiş
demektir. İnsanlar ülkemizde, diğer profesyonel meslekler için gösterdikleri
özeni, avukatların mesaisine göstermeme eğilimindedirler. Ne de olsa
-kafalarındaki imaja göre- avukatlar oturdukları yerden para kazanırlar ve
hergün vatandaşın “muhteşem” sorunlarını günün her saatinde dinlemeye hazır ve
nazır kişilerdir… İşte bu anlayıştaki ziyaretçilerin alacağı zamanı yönetmek,
hem sabır hem de incelik gerektirir.
Tecrübeler ve uzman görüşleri göstermiştir ki, ne
zaman geleceği belli olmayan müvekkillerin randevularına uymalarını beklemek
yerine onları, onlar için ayrılan günde ve gerektiği kadar sürelerde ziyaret
etmek daha iyi bir tercihtir. Böylece zamanın yönetimi ve görüşmeyi sonlandırma
avukatın inisiyatifinde olacaktır. Bürodaki uzayan bir görüşme için de uzmanlar
“ayağa kalkmayı” önermekteler. Çünkü ev sahibinin ayağa kalkması ile büyük
oranda ziyaretçinin de ayağa kalktığı bir otomatik tepkiye sebep olunur. Hiç
uygun olmadığınız zamanlarda ise ziyaretçinizi ayakta karşılamak ve
gerekmedikçe oturmasını teklif etmemek de zaman yönetiminde başka bir etkili
yol olarak tavsiye edilmekte. Bazı durumlarda dürüst davranıp, zamanınızın
kısıtlı olduğunu, bitirmeniz gereken işler olduğunu açıkça söylemeniz
gerekebilir.
Beklemeler…
İnsanların randevularına gecikmesi bizim ülkemizde
olağan bir durumdur. Bu durumda zaman kaybetmemek için mutlaka yedekte bir iş
bulundurmalı ve beklenen kişi gelene kadar bu işe devam edilmelidir Aksi halde
beklemek, hem zaman hem de moral kaybı haline dönüşecektir. Yüzyüze görüşmenin
derekmediği hallerde kullanımı oldukça kolay olan video konferans yazılımları zaman
kazanmak için iyi birer seçenektir. Bu konuda en geniş imkan tanıyan program
olarak Skype‘yi önerebilirim. Böylece ulaşım ve
diğer beklemelerden kaynaklanan zaman kayıpları en aza indirilebilir.
Duruşma solunu önündeki beklemeler avukatların sabrını
en çok zorlayanlardır. Burada geçen günün “en verimli zamanını” az sonra
gireceğimiz davanın dosyasını gözden geçirerek ya da öğleden sonra yazacağımız
bir dilekçe için bulduğumuz kaynağı gözden geçirerek mesaimize kazandırmamız
mümkündür.
Zaman yönetimi ne değildir?
Zaman yönetimi saate karşı yarışmak ve bunu takıntı
haline getirmek demek değildir. Zamanımızı yönetmek onu boşa hacamamak için
yapmamız gerekenlerdir. Ama zaman yönetimi insan kapasitesinin sınırlarının
sonuna kadar denenmesi de demek değildir. Bu nedenle hayatımızı harap
etmeyecek sayıda iş yapmayı hedeflemek ve buna uygun tempoda çalışmak en
iyisidir.
Zaman yönetimi basit kurallarla ve disiplinli şekilde,
özellikle yazılı planlar yaparak ve notlar alarak çalışmakla mümkündür. Zaman
yönetimi adına yapabileceğimiz en büyük hata, hafızamıza güvenmek ve beynimizi
not alarak rahatlatabileceğimiz işlerle meşgul etmek demek değildir.
Beynimiz en fazla 7 – 8 düşünceyi aklda tutma kapasitesine sahiptir.
Zaman yönetimi aynı işi daha kısa zamanda ve kaliteli
bir şekilde yapmak demektir. Yoksa zaman yönetimi alıştığımız verimsiz
davranışlarımızı daha kısa zamanda yapmaya çalışmak demek değildir. Örneğin
daha düzenli faks göndermeye çalışmak yerine, yazışmalarımızı e-posta ile
yapmayı seçebiliriz. Müvekkil ve meslektaşlarımızla iletişim kurarken e-posta
kullanmak büyük zaman kazandırır. Yeter ki e-posta yüz yüze görüşülmesi gereken
bir konu için kullanılmamış olsun. Biz avukatlar yazışmalarımızda genellikle
resmi ve sert bir dil kullanırız. Bu da yazdıklarımızdan istemediğimiz anlamlar
çıkarılmasına neden olabilecektir. Bu nedenle ilişkileri eski haline getirmek
gibi “zaman alıcı” bir işle uğraşmamak için en etkili iletişim yöntemini her
işe göre ayrı ayrı belirlemek gerekir.
Kaynaklar
- Marion E. Haynes, Kişisel Zaman Yönetimi
- Jane Allan, Zaman Yönetimi
Yorumlar
Yorum Gönder